Administrative Assistant (m/f/d) at the Leipzig International School Kindergarten

Leipzig

Part-time

Temporary

General

Job Start: as soon as possible
Location: Karl-Heine-Strasse 95, 04229 Leipzig, Germany
Contract: part-time (25 h/week), initially fixed-term for 1 year

The Administrative Assistant is responsible for all organisational and administrative tasks at the Kindergarten of Leipzig International School (LISK). Her/his responsibilities include scheduling appointments, handling incoming and outgoing correspondence, mail distribution, maintaining files and records and performing data entry. The position holder is the first contact person for all parents, educators and local authorities and takes care of all matters that come together at the front desk. S/he ensures that the kindergarten day runs in an orderly and organised manner and always has an open ear for families and staff.

Your tasks and responsibilities

Handling the office management and day-to-day operations such as incoming and outgoing phone calls and mail correspondence
Assisting staff members, parents, and guests; addressing all their inquiries
Assist in the organisation of kindergarten events and make all relevant bookings
Provide office support for the organisation of field trips
Involvement in the coordination of all organisational and developmental measures of the section.
Liaising with the school nurse regarding health issues
Maintaining the School Information System
Ordering, maintenance and storage of office supplies
Taking daily attendance of staff and learners, and setting up statistical analysis
Working in collaboration with Student Co-Curricular Activities Coordinator for planning of Afternoon Activities, allocating children to activities, providing onboarding for new coaches, maintaining attendance lists and informing families of changes to program
Liaising with caterer for meal orders, budgeting, and contracts, and acting as contact person when problems arise. Liaising with kitchen staff.
Maintaining, distributing and coordinating security chips with parents (new and leavers).
Coverage of the reception desk
Any additional tasks neccessary to support the management team in the day-to-day operation of the kindergarten

Your profile

Qualification as an Administrative Assistant, Office Management, bilingual secretary or a related qualification
Excellent customer service skills
Friendly and positive, with excellent interpersonal and intercultural skills
Solution-orientation and excellent communication skills
Able to quickly analyse situations and systems, always looking to maximise efficiency and effectiveness in a rapidly changing work environment
Excellent time-management skills, able to set and communicate about priorities
A high level of proficiency with MS Office, especially Excel
Computer/Internet literate
Fluency in written and spoken English as well as German; additional languages are advantageous
Skilled at general organizing and administrative processes
Highly flexible during the work day, and able to work in a dynamic environment
Able to remain calm and discreet in a busy environment
Experience of working in an internationally-minded and diverse school community is preferred

What we offer

Wonderful learners
A pleasant and collegial working environment where employees with different backgrounds and orientations work successfully together
A challenging and diverse job
Short decision-making processes
Ongoing internal and external professional development
30 days of annual leave plus special leave on December 24th and 31st
Company laptop and opportunities for internal and external professional development
Company benefits such as a company pension scheme, additional health insurance with a €900 annual health budget, relocation allowance, JobRad leasing, financial support for language courses etc.

Über uns

Die Leipzig International School GmbH (LIS) ist eine lebendige und einladende gemeinnützige Bildungsgemeinschaft, die sich der Förderung von Lernen, persönlicher Entwicklung und globalem Bewusstsein engagiert widmet. Mit nahezu 1.100 Schülerinnen und Schülern aus lokalen und internationalen Familien bieten wir eine bereichernde Bildungserfahrung, die vom Kindergarten bis zur Sekundarstufe reicht und durch ein integriertes Hortprogramm, welches für unsere Schülerinnen und Schülern der Grundschule vor und nach dem Unterricht sowie in den Ferien angeboten wird, ergänzt wird.
Unter unserem Leitmotiv „Learning to be a citizen of the world“ stehen Vielfalt, Internationalität und Inklusion im Mittelpunkt unseres Handelns. Wir schaffen ein unterstützendes Lernumfeld, in dem Kinder und Jugendliche sich nicht nur akademisch, sondern auch sozial und persönlich entfalten können.
Ein engagiertes Team von 250 Mitarbeitenden aus 37 Nationen begleitet unsere Schülerinnen und Schüler auf ihrem individuellen Bildungsweg – von den ersten Schritten in die Schullaufbahn bis hin zur Hochschulreife. Dabei legen wir großen Wert darauf, jedem Kind die bestmögliche Unterstützung zu bieten und es auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten.
Unser Schullogo, der Löwe, symbolisiert Mut, Stärke und Widerstandskraft – Werte, die wir in unseren Schülerinnen und Schülern fördern möchten, um sie zu befähigen, ihr Leben selbstbewusst zu gestalten.
Wir sind stolz darauf, durch hochwertige Bildung eine Grundlage für eine bessere Zukunft zu schaffen. Wir sind eine Gemeinschaft, in der sich jede und jeder Einzelne wertgeschätzt fühlt und persönliche sowie gemeinschaftliche Entwicklung möglich wird.

Die LIS ist eine integrative Lerngemeinschaft, die niemanden aufgrund von ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Religion oder Weltanschauung, Geschlecht, Geschlechtsidentität, Alter, nationaler Herkunft, Abstammung, Behinderung, Familienstand oder sexueller Orientierung benachteiligt.